Was ist DENSMailKI?

DENSMailKI ist eine innovative iOS-App, die das Verfassen und Beantworten von E-Mails automatisiert und vereinfacht. Sie verbindet sich mit Ihrem Gmail-Konto und nutzt modernste KI-Technologie (OpenAI) für professionelle, freundliche und grammatikalisch korrekte E-Mail-Texte – von der Kurzantwort bis hin zur vollständig neu formulierten Nachricht. Dank einer intuitiven Benutzeroberfläche und automatisierter Analyse Ihrer E-Mails sparen Sie Zeit, schonen Ihre Nerven und sorgen für einen professionellen Auftritt gegenüber Ihren Kontakten.

Die wichtigsten Funktionen:
1.    Anbindung an Gmail
•    Einfache Verbindung zu Ihrem Gmail-Konto mithilfe von OAuth2 und Google-Authentifizierung.
•    Empfangen Sie E-Mails aus Ihrem Posteingang und aus dem Ordner “Gesendet” direkt in der App.
•    Versenden Sie neue E-Mails oder antworten Sie auf eingehende Nachrichten ohne separate Gmail-App.

2.    KI-gestütztes Schreiben & Beantworten
•    Automatische Analyse eingehender E-Mails: Die App erkennt Fragen und Bitten des Absenders und filtert sie für den User zur individuellen Beantwortung raus.
•    Eigene Vorgaben (Prompts): Nutzen Sie Schnell-Optimierungen (z.B. “Freundlicher formulieren”, “Text kürzen”, “In Du-Form umschreiben”) oder geben Sie eigene         Prompts ein, um den Stil der Antwort zu beeinflussen.
•    Neuen E-Mail-Text aus Stichpunkten generieren: Geben Sie ein paar Bullet Points ein und lassen Sie die App daraus eine professionelle E-Mail verfassen – inkl. Betreff.

3.    Spart Zeit & erhöht Professionalität
•    Professionell formulierte E-Mails in Sekunden – lange E-Mail-Kommunikation entfällt.
•    Behalten Sie die Übersicht über alle versendeten und empfangenen Nachrichten an einem Ort.
•    Integrierte Signatur-Funktion: Fügen Sie Ihre persönliche Signatur hinzu, die automatisch ans Ende Ihrer KI-generierten Texte eingefügt wird.

4.    Hohe Datensicherheit
•    Firebase-Authentifizierung mit verschlüsselter Speicherung für Ihre Login-Daten.
•    Die Kommunikation mit dem Gmail-Server erfolgt über sichere OAuth2-Protokolle.
•    Ihre persönlichen OpenAI-API-Schlüssel werden nur lokal oder in Ihrem Firestore-Konto verwaltet; Datenweitergabe an Drittanbieter erfolgt nur für den KI-Textservice,     nicht für Personendaten.

5.    Kontakt- & Adressbuchverwaltung
•    Speichern und verwalten Sie Ihre häufig genutzten E-Mail-Kontakte direkt in der App, die Speicherung erfolgt nur lokal auf Ihrem Smartphone.
•    Fügen Sie neue Empfänger schnell hinzu– optimal für wiederkehrende Kontakte.

6.    Nahtloser Workflow
•    Automatisches Vorschlagen von E-Mail-Bausteinen: Ob “Sie”- oder “Du”-Form, formell oder informell, längere oder kürzere Fassungen – wählen Sie aus     vordefinierten Optionen.
•    Antworten direkt in der App: Keine umständlichen App-Wechsel nötig.

So funktioniert´s:
1.    App herunterladen & registrieren
•    Einfach mit E-Mail & Passwort in der DENSMailKI-App registrieren/ bzw. einloggen.
•    Anschließend das Google-Konto verbinden, um Zugriff auf Ihren Gmail-Posteingang zu gewähren.
2.    KI-Schlüssel hinterlegen
•    Hinterlegen Sie Ihren OpenAI API-Key wahlweise lokal  – die App nutzt diesen Schlüssel, um Nachrichten zu generieren und zu analysieren.
•    Kein Key zur Hand? Sie können sich jederzeit bei OpenAI registrieren und einen eigenen API-Key erstellen oder mit DENS in Kontakt treten für die Nutzung eines nicht     eignen API Schlüssels.

3.    E-Mails abrufen
•    Beim Start lädt die App Ihren Gmail-Posteingang und zeigt diese in einer übersichtlichen Liste. (Die geladenen Mails werden nicht von der App gespeichert.)
•    Per Suchfunktion finden Sie ältere E-Mails ganz leicht.

4.    Automatisierte Antworten oder neue E-Mails verfassen
•    Tippen Sie auf eine E-Mail, die Sie beantworten möchten. Die App hilft bei der Analyse relevanter Fragen, die beantwortet werden müssen.
•    Nutzen Sie bei Bedarf “Optimierungen” oder geben Sie ein eigenes Prompt ein („Freundlicher und kürzer“, „Bitte in Du-Form“, etc.).
•    Mit einem Klick auf “Senden” wird die E-Mail über Ihr Gmail-Konto verschickt.

5.    Neuen E-Mail-Text aus Stichpunkten
•    Haben Sie gerade keine Zeit oder Lust, lange E-Mails zu formulieren? Geben Sie ein paar Stichpunkte ein.
•    DENSMailKI generiert daraus einen passenden E-Mail-Betreff und einen professionellen Text – inklusive Ihrer hinterlegten Signatur.

Datenschutz & Sicherheit
1.    Gesicherte Authentifizierung
•    Alle Nutzerkonten werden über Firebase verwaltet. Anmeldedaten bleiben sicher in Google-Infrastruktur.
•    Die App verwendet Face ID (optional), um den Login noch komfortabler zu gestalten.
2.    Verschlüsselte Datenübertragung
•    Verbindung zu Gmail läuft über OAuth2 – Ihr Passwort wird niemals an Drittanbieter weitergegeben.
•    Die KI-Kommunikation mit OpenAI (Textmodelle) findet über verschlüsselte HTTPS-Verbindungen statt.
3.    Keine Weitergabe von Inhalten
•    DENSMailKI liest E-Mail-Texte nur lokal und überträgt sie ausschließlich zur KI-Verarbeitung an OpenAI.
•    Keine Speicherung von E-Mail-Inhalten auf fremden Servern.

Warum DENSMailKI?
•    Zeitersparnis: Manuelle, aufwendige E-Mail-Korrespondenz reduzieren.
•    Professionalität: Immer korrekte Rechtschreibung, korrekter Ton (formell, neutral oder locker).
•    Flexibilität: Verschiedene Optimierungsvorgaben – von “Freundlicher” bis hin zu “Du-Form”.
•    Skalierbar: Sowohl für kleine Firmen oder Selbstständige geeignet.
•    Einfach zu bedienen: Klare Oberflächen, intuitive Menüs und klare Prompts.

Jetzt starten!

Machen Sie einen großen Schritt Richtung effizienter E-Mail-Kommunikation:
1.    App installieren
2.    Konto erstellen
3.    Gmail-Konto & OpenAI-Key verbinden
4.    Loslegen!

DENSMailKI – die smarte, sichere und professionelle Lösung für Ihren Posteingang. Holen Sie sich die App und erleben Sie, wie viel Zeit Sie täglich mit KI-gestütztem E-Mail-Management sparen können.

Häufige Fragen (FAQ)
1.    Benötige ich ein Gmail-Konto?
Ja, derzeit unterstützt die App ausschließlich Gmail durch die Google-Authentifizierung.
2.    Was ist ein OpenAI-API-Key und wie erhalte ich ihn?
•    Ein API-Key ist ein geheimer Schlüssel, über den die KI-Anfragen an OpenAI abgewickelt werden.
•    Sie können ihn kostenlos bei openai.com (oder in einem kostenpflichtigen Tarifsystem, je nach Nutzung) erstellen.
3.    Sind meine Daten sicher?
Ja, die App setzt auf verschlüsselte Datenübertragung und speichert nur die nötigsten Informationen. Ihre E-Mail-Inhalte werden niemals bei DENS abgelegt.
4.    Kann ich auch Kontakte verwalten?
Ja, es gibt ein integriertes Adressbuch, in dem Sie wichtige E-Mail-Adressen lokal abspeichern und verwalten können.
5.    Ist die App kostenpflichtig?
Die Registrierungs- bzw. Kontoerstellung in der App ist kostenlos. Für die KI-Nutzung fallen ggf. je nach OpenAI-Tarif Kosten an.

Sie haben noch Fragen?
Kontaktieren Sie uns gerne via Support-Funktion in der App oder per E-Mail an apps@dens-berlin.com.

Datenschutzerklärung für das Onlineterminbuchungssystem DENS.onLINE

Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Nutzung des Onlineterminbuchungssystems DENS.onLINE auf der jeweiligen Website (z.B. der Zahnarztpraxis). Wir legen großen Wert auf den Schutz Ihrer persönlichen Daten und möchten, dass Sie sich beim Besuch unserer Website und der Nutzung unseres Systems sicher fühlen.

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Rahmen dieses Systems ist:

DENS GmbH, Berliner Str. 13, 14513 Teltow

Datenschutzbeauftragter der Firma DENS:

DataGAP GmbH
Bessemerstr. 82
10. OG Süd
12103 Berlin

E-Mail: datenschutz@dens-berlin.com

Datenerhebung und -verarbeitung

Im Rahmen der Nutzung von DENS.onLINE erheben und verarbeiten wir die folgenden personenbezogenen Daten:

• Name
• Telefonnummer
• In der Buchung ausgewählte Terminart mit Datum und Uhrzeit (Termin)

Diese Daten werden ausschließlich für die Terminbuchung und Verwaltung Ihres Termins in unserer Zahnarztpraxis verwendet.

Zwecke der Datenverarbeitung

Die erhobenen personenbezogenen Daten werden zu folgenden Zwecken verarbeitet:

• Durchführung und Verwaltung der Terminbuchung
• Bestätigung und Erinnerung an Termine
• Kommunikation im Zusammenhang mit Ihrer Terminbuchung
• Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen im Bereich der Gesundheitsversorgung und Datenschutzgesetze

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf der Grundlage folgender Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung): Die Datenverarbeitung ist erforderlich, um die Terminbuchung und damit verbundene Dienstleistungen zu ermöglichen.
• Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO (Gesundheitsdaten): Die Verarbeitung von Gesundheitsdaten, falls erforderlich, erfolgt zur Durchführung der Gesundheitsversorgung.

Datenweitergabe an Dritte

Ihre personenbezogenen Daten werden ausschließlich im Zusammenhang mit der Terminbuchung an die für die Durchführung des Termins notwendigen internen Stellen weitergegeben. Eine Übermittlung Ihrer Daten an Dritte erfolgt nicht, es sei denn, dies ist zur Erfüllung gesetzlicher Vorschriften erforderlich oder Sie haben ausdrücklich in eine solche Weitergabe eingewilligt.

Datenaufbewahrung und -sicherung

Ihre personenbezogenen Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die Durchführung der Terminbuchung erforderlich ist oder solange gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Wir ergreifen alle angemessenen technischen und organisatorischen Maßnahmen, um Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Zerstörung zu schützen.

Ihre Rechte

Als betroffene Person haben Sie nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) folgende Rechte:

• Auskunftsrecht: Sie haben das Recht, Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu erhalten.
• Berichtigungsrecht: Sie haben das Recht, unrichtige personenbezogene Daten berichtigen zu lassen.
• Löschungsrecht: Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.
• Widerspruchsrecht: Sie haben das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen, wenn die Verarbeitung auf Grundlage eines berechtigten Interesses erfolgt.
• Recht auf Datenübertragbarkeit: Sie haben das Recht, die von uns erhobenen personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie uns jederzeit über die oben genannten E-Mailadresse erreichen.

Cookies und Tracking

Unsere Website und das Onlineterminbuchungssystem können Cookies verwenden, um die Nutzung der Website zu analysieren und das System zu optimieren. Diese Cookies sammeln jedoch keine personenbezogenen Daten, die nicht in direktem Zusammenhang mit der Nutzung des Systems stehen.

Änderungen der Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit zu ändern, um sie an geänderte rechtliche Vorgaben oder die Nutzung des Systems anzupassen. Änderungen werden auf dieser Seite veröffentlicht. Es wird empfohlen, die Datenschutzerklärung regelmäßig zu überprüfen.

Kontakt

Für Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie uns jederzeit unter den oben angegebenen Kontaktdaten erreichen.

Nutzungsbedingungen für DENSmailKI

1. Allgemeine Bestimmungen

Die DENSmailKI ist eine App der DENS (www.zahnarztsoftware.de), die speziell für die Nutzung von Gmail und der Google Cloud entwickelt wurde, um eine effiziente, sichere und datenschutzkonforme E-Mail-Kommunikation für Zahnarztpraxen zu ermöglichen. Diese Nutzungsbedingungen regeln die Nutzung von DENSmailKI und gelten für alle Nutzer der Anwendung.

2. Geltungsbereich

Diese Nutzungsbedingungen gelten für alle Nutzer, die DENSmailKI in Verbindung mit den Diensten von Google, insbesondere Gmail, verwenden. Durch die Nutzung des Services erklären sich die Nutzer mit diesen Nutzungsbedingungen einverstanden.

3. Nutzung der DENSmailKI

• DENSmailKI ermöglicht die Nutzung von Gmail innerhalb der DENSmailKI-App für die effiziente E-Mail-Kommunikation.
• Nutzer dürfen die DENSmailKI nicht für unzulässige oder illegale Aktivitäten verwenden.

4. Datenschutz und Datensicherheit

• Verarbeitung von Personendaten: DENSmailKI verarbeitet personenbezogene Daten im Einklang mit den geltenden Datenschutzbestimmungen, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Nutzer sind verpflichtet, sicherzustellen, dass alle mit DENSmailKI verarbeiteten personenbezogenen Daten datenschutzkonform erhoben und verwendet werden.
• Datenübertragung: Jegliche Datenübertragungen zwischen DENSmailKI und Google Cloud erfolgen über verschlüsselte Verbindungen. Die Nutzung von Gmail zur Übertragung von sensiblen Daten sollte unter Berücksichtigung der geltenden gesetzlichen und datenschutzrechtlichen Vorschriften erfolgen.

5. Rechte und Pflichten der Nutzer

• Nutzer sind dafür verantwortlich, ihre Zugangsdaten zu Google (Gmail) sowie alle anderen sicherheitsrelevanten Informationen zu schützen und die Dienste von DENSmailKI ausschließlich im Einklang mit diesen Nutzungsbedingungen zu verwenden.
• Es ist den Nutzern untersagt, unbefugte Zugriffe auf DENSmailKI oder Gmail zu versuchen oder den Service auf eine Weise zu nutzen, die den Betrieb des Systems oder die Sicherheit gefährden könnte.
• Die Nutzer sind verpflichtet, alle gesetzlichen Bestimmungen bezüglich der Nutzung elektronischer Kommunikation und des Datenschutzes einzuhalten.

6. Haftung und Verantwortung

• DENS haftet nicht für direkte oder indirekte Schäden, die durch die Nutzung von DENSmailKI oder Google Cloud entstehen, es sei denn, diese resultieren aus grober Fahrlässigkeit oder Vorsatz.
• DENS übernimmt keine Verantwortung für Störungen, Fehler oder Sicherheitsprobleme, die auf die Nutzung von Gmail oder der Google Cloud Infrastruktur zurückzuführen sind.

7. Änderungen der Nutzungsbedingungen

DENS behält sich das Recht vor, diese Nutzungsbedingungen jederzeit zu ändern.

8. Beendigung der Nutzung

• Nutzer können die Nutzung von DENSmailKI jederzeit beenden, indem sie ihre Verbindung zu Gmail oder Google Cloud trennen.
• DENS behält sich das Recht vor, den Zugang zu DENSmailKI zu sperren oder zu beenden, wenn Nutzer gegen die Nutzungsbedingungen verstoßen.

9. Schlussbestimmungen

• Diese Nutzungsbedingungen unterliegen dem Recht der Bundesrepublik Deutschland.
• Sollte eine Bestimmung dieser Nutzungsbedingungen unwirksam oder nicht durchsetzbar sein, bleiben die übrigen Bestimmungen in vollem Umfang wirksam.

Kontakt:
Bei Fragen zu diesen Nutzungsbedingungen oder zu DENSmailKI kontaktieren Sie bitte unseren Kundendienst per E-Mail.