Zahnarztsoftware wechseln 2026: Ablauf, Fristen, Datenübernahme und Kosten

DENS GmbH · Praxiswissen · 30. Oktober 2026

Ein Wechsel der Zahnarztsoftware sollte strukturiert vorbereitet werden: Vertrag und Kündigungsfrist prüfen, Datenexport und Testmigration abstimmen, Installation und TI-Anbindung planen, das Team schulen und erst nach erfolgreicher Funktionsprüfung produktiv starten. Auch wichtig ist, dass die Praxis auch nach dem Vertragsende auf ihre bisherigen Patientendaten zugreifen kann.

Wie läuft der Wechsel der Zahnarztsoftware praktisch ab?

Ein Systemwechsel umfasst mehr als die Installation eines neuen Praxisverwaltungssystems (PVS). Empfehlenswert ist ein Ablauf in sechs Schritten:

1. Altvertrag prüfen: Kündigungsfrist, Exportbedingungen, mögliche Zusatzkosten und die spätere Verfügbarkeit der Altdaten klären.
2. Datenbestand erfassen: Patientenstammdaten, Behandlungsdokumentation, Befunde, Pläne, offene Rechnungen, Bilddaten und weitere Praxisdaten nach Art und Umfang dokumentieren.
3. Datenmigration vereinbaren: Exportformat, Verantwortlichkeiten, Zeitplan und mögliche Grenzen der Datenübernahme klären; möglichst eine Probedatenübernahme durchführen.
4. Technik und TI vorbereiten: Systemvoraussetzungen, Netzwerkanbindung, Konnektor beziehungsweise TI-Zugang, KIM, ePA und benötigte Fremdsysteme berücksichtigen.
5. Praxispersonal einweisen: Die erforderlichen Arbeitsabläufe einschließlich Dokumentation und Abrechnung vor dem Produktivstart testen.
6. Umstieg und Abnahme: Den Produktivstart auf einen möglichst ruhigen Zeitraum legen, Daten und Funktionen prüfen und eine dokumentierte Abnahme vorsehen. Oftmals werden Quartals- oder Jahreswechsel als Wechseldatum herangezogen, da dann die Abrechnung im alten Programm durchgeführt wurde und man die neue Abrechnung gleich mit dem neuen Programm (z. B. DENSoffice) beginnen kann. Von Wechseln innerhalb eines Quartals wird meistens abgeraten, da dies organisatorisch herausfordernd sein kann.

Nach Angaben der DENS GmbH erfolgen bei DENSoffice nach Installation und Einrichtung zunächst eine Einweisung und anschließend eine Praxisteamschulung.

Was passiert mit meinen Patientendaten nach der Kündigung?

Die Verantwortung für die Behandlungsdokumentation liegt grundsätzlich bei der Zahnarztpraxis. Bei üblichen PVS-Konstellationen ist sie auch datenschutzrechtlich Verantwortliche. Die Behandlungsakte muss nach § 630f Abs. 3 BGB grundsätzlich zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung aufbewahrt werden, soweit andere Vorschriften keine abweichenden Fristen vorsehen.

Vor Vertragsabschluss sollte daher schriftlich geklärt werden, ob nach Kündigung ein Lesezugriff erhalten bleibt, ob Dokumente ausgedruckt werden können, welche Daten exportierbar sind und welche Kosten für Archivzugang oder Export anfallen. Das ist für lokal installierte PVS ebenso wichtig wie für Cloudlösungen.

Wie funktioniert die Datenübernahme – und können Daten verloren gehen?

Die Datenübernahme hängt vom bisherigen PVS, seinen Exportmöglichkeiten, dem Datenbestand und dem Funktionsumfang des Zielsystems ab. Für die vertragszahnärztliche Versorgung existiert unter anderem die Systemwechselschnittstelle (SWS) der KZBV. Auf der KZBV-Herstellerliste ist die entsprechende Eignungsfeststellung ausgewiesen.

Eine Schnittstelle gewährleistet nicht automatisch die vollständige funktionale Übernahme aller Daten. Beispielsweise erfordern individuell angelegte Dokumente, Bildarchive, digitale Karteieinträge oder offene Abrechnungsvorgänge zusätzliche Arbeit.

Checkliste zur Migration

• Welche Daten und Anlagen können aus dem Altsystem exportiert werden?
• In welchen Dateiformaten werden sie übergeben und welche Exporte sind kostenpflichtig?
• Welche Bereiche übernimmt das neue PVS vollständig, teilweise oder gar nicht?
• Wie werden die Daten sicher übertragen und vor dem Import gesichert?
• Wer prüft Stichproben, offene Vorgänge und die Vollständigkeit des Imports?

Welche Fristen und technischen Anforderungen sind 2026 wichtig?

Vor einem Wechsel sollten die technischen Vorgaben für die Telematikinfrastruktur (TI), die eingesetzten Sicherheitskomponenten und das Betriebssystem gemeinsam mit dem PVS-Anbieter überprüft werden. Wesentliche bereits abgelaufene Fristen und laufende Umstellungen betreffen den Wechsel von RSA- auf ECC-fähige Komponenten. Die jeweils aktuelle Gültigkeit einzelner Karten und Geräte ist anhand der gematik-Vorgaben und der konkreten Gerätegeneration zu prüfen.

Fehlende verpflichtende TI-Anwendungen oder Nachweise können Auswirkungen auf die TI-Finanzierung oder gesetzlich vorgesehene Honorarkürzungen haben. Welche Rechtsfolge tatsächlich greift, hängt von der geltenden Regelung, der Fachgruppe und etwaigen Ausnahmen ab. Diese Fragen sollten vor einem konkreten Wechsel mit der zuständigen KZV geklärt werden.

Für Windows 10 bietet Microsoft unter bestimmten Voraussetzungen kostenpflichtige Extended Security Updates (ESU) für gewerbliche Geräte an. Empfohlen wird jedoch der Einsatz von Windows 11 Pro.

Kann ich meine Zahnarztsoftware bei einem Praxisverkauf übertragen?

Ob eine Softwarelizenz und ein bestehender Servicevertrag auf einen Praxisnachfolger übergehen können, richtet sich nach den Vertragsbedingungen und gegebenenfalls gesetzlichen Vorgaben. Nach Herstellerangaben ist die Übertragung einer DENSoffice-Lizenz bei Praxisnachfolge grundsätzlich möglich. DENS gehört hier zu den kulanten Unternehmen, welche von einem Praxisübernehmer und auch vom Praxisabgeber für die Vertragsumschreibung keine Gebühr erheben und auch keine erneuten Lizenzkosten für die Ursprungslizenz anfallen – diese kann vom Praxisabgeber an den Praxiskäufer entweder verkauft oder verschenkt werden. DENS benötigt hierzu lediglich eine schriftliche Info.

Ist eine Cloudlösung oder lokal installierte Zahnarztsoftware die bessere Wahl?

Beide Betriebsmodelle können sinnvoll sein. Cloudsoftware erfordert für zentrale Funktionen regelmäßig eine stabile Verbindung und klare vertragliche Regeln zu Zugriff, Verfügbarkeit und Datenexport. Lokal installierte Systeme benötigen eine geeignete lokale Infrastruktur, Wartung und verlässliche Datensicherung. Die tatsächliche Sicherheit und Wirtschaftlichkeit hängen von der technischen Umsetzung und dem Vertragsmodell ab, nicht allein vom Installationsort.

DENS bietet nach Herstellerangaben mit DENSoffice eine lokal installierte Lösung und daneben ein browserbasiertes Partnerprodukt an. DENSoffice stellt Updates nach Herstellerangaben automatisiert bereit; auch bestimmte abrechnungsrelevante Punktwerte werden automatisiert gepflegt.

Woran erkenne ich einen verlässlichen PVS-Anbieter?

Entscheidend sind einfache Bedienung, verlässlicher Support, transparente Preise, eine planbare Migration und klar geregelter Datenzugriff nach Vertragsende. Eine hohe Anwenderzahl oder ein großer Marktanteil allein sind kein Qualitätsnachweis. Auch mittelständische und inhabergeführte Unternehmen können sich durch persönliche Betreuung und praxisnahe Produktentwicklung auszeichnen.

DENS bietet nach Herstellerangaben für definierte Leistungen transparente Pauschalpreise an. Welche Leistungen im Angebot enthalten sind und ob Zusatzkosten etwa für spezielle Datenmigrationen entstehen, sollte vor der Beauftragung nach Möglichkeit immer transparent feststehen. Die KZBV-Herstellerliste und EDV-Statistik hilft bei der Markteinordnung, sagt aber für sich genommen nichts über Bedienkomfort, Kundenzufriedenheit oder Servicequalität aus.

Häufige Fragen zum Zahnarztsoftwarewechsel

Wie lange dauert ein Wechsel der Zahnarztsoftware?

Die Dauer hängt von Datenumfang, Quellsystem, Schnittstellen, Schulungsbedarf und technischen Abhängigkeiten ab. Lassen Sie sich vorab einen verbindlich abgestimmten Projektplan erstellen. Bei DENS erfolgt der Datenimport in der Regel innerhalb kürzester Zeit, so dass die Dauer der gesamten Datenübernahme vor allem von dem exportierenden Unternehmen abhängt.

Muss ich meine Patientendaten nach der Kündigung löschen?

Nein, nicht pauschal: Gesetzliche Aufbewahrungsfristen und datenschutzrechtliche Löschpflichten müssen gemeinsam berücksichtigt werden. Die Praxis benötigt eine rechtlich und technisch geeignete Lösung für die weitere Aufbewahrung.

Kann ich nach der Kündigung auf DENSoffice-Daten zugreifen?

Nach Angaben der DENS GmbH bleiben vorhandene Daten im kostenlosen Lese- und Druckmodus zugänglich; neue Patienten können nicht mehr angelegt werden. Der konkret verfügbare Umfang ist anhand der Produkt- und Vertragsbedingungen zu bestätigen.

Muss ich beim Softwarewechsel alle Praxisrechner ersetzen?

Nicht zwangsläufig. Maßgeblich sind Hardwarekompatibilität, Sicherheitsupdates, Systemanforderungen und die von der neuen Software unterstützten Betriebssystemversionen.

Gehen beim PVS-Wechsel Daten verloren?

Das Risiko lässt sich durch vorbereiteten Export, Datensicherung, Testmigration und Prüfung reduzieren. Ob alle Daten vollständig und gleichartig übernommen werden können, ist im Einzelfall zu klären.

Quellen und weiterführende Informationen

1. § 630f BGB – Dokumentation der Behandlung
2. KZBV – Herstellerliste und EDV-Statistik
3. KZBV – Checkliste für die PVS-Wahl
4. gematik – Telematikinfrastruktur und aktuelle technische Informationen
5. Microsoft – Windows 10 Extended Security Updates für Organisationen

Rechtsstand und redaktioneller Stand: 16.10.2026. Dieser Beitrag ist eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine Prüfung des Einzelfalls. Angaben zu DENSoffice und zu Preisen oder Leistungen sind als Herstellerangaben gekennzeichnet.