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Mit dem eHKP wird die Digitalisierung in unseren Praxen immer präsenter
Mit dem eHKP bringt das Jahr 2022 für die Praxen und Versicherte wieder einige Neuerungen im Gesundheitswesen mit sich.
Im Fokus ist die Digitalisierung der zahnmedizinischen Planungen für die Bereiche
Zahnersatz
Kieferbruch
Kieferorthopädie
Parodontologie
Ab dem 1.7. 22 geht es laut BMV-Z los. Die zur Zeit in Papierform zu genehmigenden Behandlungspläne für Zahnersatz werden in ein elektronisches Beantragungs- und Genehmigungsverfahren umgestellt.
Derzeit befindet sich diese Art der HKP-Genehmigung, kurz EBZ, in einer Pilotphase. Ab dem 01.07.22 soll dann der Echtzeitbetrieb starten. Es liegen Informationen der KZBV vor, dass vom 1.7.22 bis 31.12.22 die Praxen stufenweise umgestellt werden sollen und es mit PAR Plänen frühestens ab 1.10.22 losgehen wird.
Das Ziel ist der Abbau der Bürokratie durch die Digitalisierung.
Das papiergebundene Verfahren kann dann nur noch in „begründeten“ Ausnahmefällen, wie z.B. Programmierfehlern und/oder anderen technischen Problemen genutzt werden.
Das bedeutet auch, dass jede Praxis nun über KIM (Kommunikation im Medizinwesen) und den eHBA (elektronischer Heilberufeausweis mit QES für qualifizierte elektronische Signatur) verfügen muss, denn der Nichtanschluss der Telematikinfrastruktur (TI) rechtfertigt NICHT die Weiternutzung von Papierformaten.
Seit 01.10.2021 wurde bereits die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) eingeführt. Das eRezept wird folgen.
Auch Patienten nutzen immer mehr die digitalen Medien für Informationen aus dem Gesundheitswesen.
Krankenkassen bieten bereits Apps zur Verwaltung von Gesundheitsdaten des einzelnen Patienten an.
Die rasanten Veränderungen führen zu Neuorganisation von Praxisabläufen – Röntgenaufnahmen, Abrechnungen, Befunde und Bescheide werden zukünftig nur noch digital verschickt.
Sicherlich birgt das neue Verfahren sowohl Vorteile wie Nachteile. Eindeutige Vorteile sind Einsparung extrem hoher Papiermengen und schnellere Genehmigungsabläufe. Auf dem eHKP muss der Patient künftig nicht mehr unterschreiben.
Der eHKP muss auch nicht mehr ausgedruckt werden – nur im Falle dass die TI nicht funktioniert und die Praxis als Ersatzverfahren auf Papier (das so genannte Stylesheet) zurück greifen müsste, muss der Patient handschriftlich unterschreiben und das ganze per Post, wie früher der normale HKP, an die Kasse gesendet werden. Der Zahnarzt übermittelt also einfach den digitalen Datensatz des Heil-und Kostenplans an die betreffende Krankenkasse und diese sendet dann den genehmigten Plan wieder zurück in die Praxis. Die Praxissoftware ist in der Lage diesen Datensatz automatisiert zu verarbeiten und dem Praxisteam mitzuteilen, ob der Plan genehmigt wie geplant, abgelehnt oder mit Änderungen genehmigt wurde.
Das bedeutet auch, dass es keine Notwendigkeit für ein Unterschriften-Pad gibt, da der Patient NICHT digital unterschreiben soll.
Bei digitalen Unterschriften wird rechtlich unterschieden zwischen einfacher Signatur, fortgeschrittener Signatur und qualifizierter Signatur.
Überall wo Schriftformerfordernis vorgegeben ist (wie beim eHKP oder der Mehrkosten-vereinbarungen) benötigt man eine qualifizierte Signatur.
Diese ist nicht mit einem Signaturen-Pad möglich, sondern nur mit einer Signaturenkarte und PIN, wie es mit dem elektronischen Heilberufeausweis gemacht wird.
Patient haben eine solche Signaturenkarte nicht, da die Krankenversichertenkarte (eGK) derzeit noch keine solche ist.
Es wird also ein Kostenvoranschlag in Form einer Übersicht mit allen relevanten Informationen für den Patienten ausgedruckt und dieser dann handschriftlich von beiden Parteien (Arzt und Patient) unterzeichnet.
Dieser muss dann in der Praxis aufbewahrt werden.
Dieses neue Verfahren soll das Genehmigungsverfahren extrem beschleunigen. Ob es eine messbare Entlastung im bürokratischen „Dschungel“ für alle Beteiligten (Krankenkassen, Zahnarztpraxen und Patienten) wird, wird sich im Laufe der Zeit zeigen.
Auch wenn es noch eine Art Pilot- bzw. Übergangsphase geben wird, lohnt es sich auf jeden Fall jetzt sich bereits mit diesem Thema auseinander zu setzen und zu befassen. Unter Umständen ist es notwendig die Praxisverwaltungs-Abläufe zu überdenken und dem neuen System anzupassen, damit ein reibungsloser Workflow gewährleistet ist. Sicher ist es auch in diesem Zusammenhang notwendig die Kommunikation mit dem Patienten für eine Zahnersatzplanung und deren Aufklärung an die neuen Gegebenheiten anzupassen.
Also dranbleiben, Fortbildungen besuchen, sich im Netz informieren und Rundschreiben lesen, damit die neuen digitalen Abläufe nicht zur Überraschung werden. Zur Unterstützung hat Ihnen DENS eine Übersicht von häufig gestellten Fragen erstellt.
Delegationsrahmen
Es ist bereits einige Zeit „ins Land“ gegangen und die „neue“ PAR-Therapie wird in vielen Praxen bereits erfolgreich umgesetzt.
Was viele Praxen immer noch sehr beschäftigt, ist die Delegationsfähigkeit der AITa/b (geschlossene PAR-Therapie).
Da die heiße Diskussion in Fachverbänden der zahnmedizinischen Fachangestellten, den Zahnärztekammern und den Kassenzahnärztlichen Vereinigungen nicht abriss, gaben die KZBV, die BZÄK, die DGZMK und die DG Paro am 29.11.2021 ein gemeinsames Statement zur Delegationsfähigkeit von PAR-Leistungen im Rahmen der systematischen PAR-Therapie ab. Damit soll Licht ins Dunkel zu diesem Thema gebracht werden.
Was wurde Neues mitgeteilt?
Unverändert ist die Tatsache, dass die Zahnärzte*innen nach wie vor für den gesamten diagnostischen und therapeutischen Bereich eine persönliche Leistungserbringungspflicht haben und für die gesamte Behandlung verantwortlich sind.
Für die Delegation der AIT (geschlossenes Verfahren) ist eine entsprechende Qualifikation der Mitabeiter*in Voraussetzung, z.B. die Kenntnisse und Fertigkeiten aus einer Aufstiegsfortbildung zur ZMP, ZMF bzw. DH.
Voraussetzung ist nach wie vor die zahnärztliche Anordnung und Überwachung der Tätigkeit durch die Behandler. Die Zahnärzte*innen überprüfen am Ende die fachliche Qualifikation der Mitarbeiter*innen und haften für etwaige Fehler. Das sollte allen Beteiligten stets bewusst sein.
Es ist wichtig, seine Patienten und das Krankheitsbild genau zu kennen, denn die individuelle Situation, die Kooperationsfähigkeit oder ggf. absehbar entstehende Gefahren könnten, eine an sich mögliche Delegationsfähigkeit, dennoch jederzeit ausschließen.
Das Fachpersonal bewegt sich bei der AIT im Spektrum der Entfernung von weichen und harten subgingivalen Belägen, die klinisch erreichbar sind. Die klinische Erreichbarkeit wird von vielen Faktoren beeinflusst, wie die Anatomie der Zahnwurzel und deren Oberfläche, Wurzeleinziehungen und Furkationen, sowie die Taschentiefe.
Zahnärzte*innen sollten genau abwägen, ob die Risiken seitens des Fachpersonals beherrschbar sind.
Chirurgische Maßnahmen (CPTa/b), Aufklärungs- und Therapiegespräche (ATG), Diagnostik und Befunden (z.B. BEVa/b) sind nach wie vor NICHT delegierbar.
Mehr Informationen finden Sie auf www.zahnarztsoftware.de
Die neue PAR-Strecke
Wir sehen in unserer täglichen Hotline-Arbeit, dass es viele Schwierigkeiten und Unklarheiten mit der neuen PA-Behandlung gibt. Die Einführung kam überraschend, und die Praxen hatten keine Zeit sich darauf vorzubereiten und sich damit auseinander zu setzen, deshalb hier ein kleiner Ausflug in die Parodontose-Behandlung.
Um einen Überblick über das Vorliegen oder die Schwere einer parodontalen Erkrankung und seinen Behandlungsbedarf zu haben, erhält der Patient schriftlich, vor der systematischen Parodontose-Behandlung, eine Übersicht über seinen Parodontalen Screening Index (PSI), wofür der Vordruck 11 (Anlage 14a BMV-Z) verwendet wird. Die Abrechnung der BEMA-Gebührenposition 04 ist keine Eingangsvorraussetzung für die PA-Behandlung und darf auch während der PA-Behandlung nicht abgerechnet werden. Für eine Abrechnung neben der unterstützende Parodontitistherapie Leistungen (UPT) gibt es keinen direkten Ausschluß, aber da einige Leistungen den selben Leistungsinhalt haben, wie die BEMA-Gebührenposition 04, sollte man aufgrund der Wirtschaftlichkeitsprüfung bei der Berechnung aufpassen. Die Position wird weiterhin über die konservierend/chirurgischen Leistungen abgerechnet.
Im Bereich des Ablaufes der Abrechnung hat sich eigentlich nicht so viel verändert. Die PA-Leistungen werden über den entsprechenden PA-Plan abgerechnet.
Die Aufstellung des parodontologischen Behandlungsplanes wird weiterhin über die BEMA-Gebührenposition 4, Bereich Parodontologie abgerechnet. Die Formulare hierzu haben sich geändert und müssen bei Ihrer KZV runter geladen werden. Die Krankenkasse entscheidet über die Kostenübernahme oder eine eventuelle Begutachtung.
Die allgemeine Anamnese wurde überarbeitet und der klinische Befund wurde um den Röntgenbefund ergänzt. Auswertbare Röntgenaufnahmen dürfen nicht älter als 12 Monate sein. Die Diagnose und Dokumentation wurde um Informationen zum Diabetes (HbA1c) und Rauchverhalten des Patienten erweitert. Die Aufzeichnung hierüber erfolgen auf dem Blatt 1 (Vodruck 5a, Anlage 14a BMV-Z).
Bei dem Blatt 2 (Vordruck 5b, Anlage 14a BMV-Z) des PA-Planes hat sich nicht all zu viel verändert. Die Taschentiefen werden bei einer Messung mit Dezimalstellen mathematisch gerundet. Neu ist die Kennzeichnung der Blutung auf Sondieren (BOP: Bleeding on Probing) bei der entsprechenden Eintragung zur Taschentiefe. Alle weiteren Befunde sind wie gewohnt einzutragen. Bei Zähnen mit weit fortgeschrittenem Knochenabbau über 75 % oder Furkationsbefall III und gleichzeitiges Vorliegen eines Lockerungsgrades III ist in der Regel die Entfernung des Zahnes angezeigt ( § 4 Abs. 3 PAR-Rili).
Für Bemerkungen an die Krankenkasse ist ein Bemerkungsfeld hinzugekommen, wo zum Beispiel Zähne oder Implantate, die nach GOZ behandelt werden, da sie die Richtlinien für eine PA-Behandlung nicht erfüllen, vermerkt werden können.
Bei den geplanten Leistungen, sind die Leistungen, die nur 1x erbracht werden können schon hinterlegt. Es muss lediglich die Anzahl der zu behandelnden Zähne bei aita/b eingetragen werden, sowie die Anzahl der unterstützenden Parodontitistherapie (UPT), welche sich nach dem Grad der Diagnose ergibt (Grad A 2x, Grad B 4x, Grad C 6x). Die Gebührenposition 111 und 108 sind in der Planung nicht mehr aufgeführt, können aber immer noch erbracht werden und über den Bereich Parodontologie mit Planzuordnung abgerechnet werden!
Neu ist das Aufklärungs- und Therapie-Gespräch (ATG) und die Mund-Hygiene-Unterweisung (MHU). Diese können neben der Anti-Infektiösen-Therapie berechnet werden, aber nicht neben der Planerstellung nach Gebührennummer BEMA 4.
Das Aufklärungs- und Therapie-Gespräch (ATG) soll den Patienten eine Übersicht über den Zustand seines Befundes, den Verlauf der Behandlung mit den unterstützenden Parodontitistherapiemassnahmen (UPT), Wechselwirkungen mit anderen Erkrankungen, sowie gesundheitsbewusstes Verhalten (Reduktion von Risikofaktoren, z.B. Rauchen) geben.
Die patientenindividuelle Mund-Hygiene-Unterweisung (MHU) ist ein maßgeblicher Therapieschritt zum Erfolg der PA-Behandlung. Hier wird der Patient nochmal über den Entzündungszustand der Gingiva aufgeklärt, Plaque angefärbt und er bekommt eine individuelle Mundhygieneinstruktion mit praktischer Anleitung, wie wir es aus der Individualprophylaxe kennen.
Die Anti-Infektiöse-Therapie (aita,aitb) ist die frühere BEMA-Gebührennummer P200, P201. Der Leistungsinhalt ist unverändert und umfasst die Entfernung aller supragingivalen und klinisch erreichbaren subgingivalen weichen und harten Beläge. Die Gingivektomie und Gingivektoplastik sind hiermit abgegolten. Die Nachbehandlung nach der Anti-Infektiöse-Therapie (aita,aitb) erfolgt weiterhin über die Gebührenposition BEMA 111. Die Abrechnung erfolgt nach der abgeschlossenen antiinfektiösen Therapie (aita,aitb). Ebenso hat sich an der Gebührennummer BEMA 108 nicht verändert und ist nach wie vor über den PA-Plan abzurechnen.
3-6 Monate nach Abschluß der Anti-Infektiösen-Therapie (aita,aitb) erfolgt eine Kontrollmessung, die Befundevaluation (BEVa). Hierbei wird der klinische Befund dokumentiert und mit dem zu Anfang erstelltem PA-Plan verglichen. Die Ergebnisse werden mit dem Patienten besprochen und die Notwendigkeit der unterstützenden Parodontititherapie erläutert. Sollte der Befund ergeben, dass an einzelnen Zähnen (ab Taschentiefe 6mm) noch chirurgische Maßnahmen notwendig sind, wird das auf dem Vordruck 5c der Krankenkasse mitgeteilt. Hierbei handelt es sich nur um eine Anzeigepflicht und nicht um einen Antrag auf Kostenübernahme! Die Behandlung kann zeitnah durchgeführt werden, aber nicht neben den anderen unterstüzenden Therapiemaßnahmen (UPT). Diese sind in einer gesonderten Sitzung zu erbringen. Nach der chirurgischen Therapie (cpta/b) erfolgt auch nach 3-6 Monate eine Befundevaluation (BEVb).
Die folgenden unterstützenden Parodontitistherapien (UPT) sind regelmäßig über einen Zeitraum von 2 Jahren zu erbringen, wobei die Einteilung des Grades die Frequenz vorgibt (Grad A 2x, Grad B 4x, Grad C 6x).
Die unterstützende Parodontitistherapie (UPT) beinhaltet die Mundhygienekontrolle mit Plaqueanfärbung und die Bestimmung des Entzündungszustandes der Gingiva (UPTa), wenn erforderlich eine erneute Mundhygieneunterweisung (UPTb) und die Reinigung aller Zähne, auch die Zähne, die bei der parodontologischen Behandlung nicht behandlungsbedürftig waren.
Die Messung von Sondierungsbluten und Sondierungstiefen (UPTd) ist bei Versicherten mit festgestelltem Grad B bei der 2. und 4. UPT abrechenbar, bei Grad C bei der 2.,3.,5., und 6. UPT, aber nicht neben der BEVa/b, da diese Leistungen den gleichen Leistungsinhalt haben.
Wenn bei einer Kontrolle festgestellt wird, dass nochmal eine intensive Reinigung erforderlich ist, steht die subgingivale Instrumentierung bei Sondierungstiefen von 4mm oder mehr und Sondierungsbluten, sowie an Stellen mit einer Sondierungstiefe 5mm oder mehr (UPTe/f) zur Verfügung.
Im 2. Jahr der unterstützenden Parodontitistherapie erfolgt nochmal eine Dokumentation des Parodontalzustandes der Gingiva unter der BEMA Gebührennummer UPTg und wird mit dem Ursprungsplan und den Kontrollen (BEVa/b, UPTd) verglichen und dient zur Besprechung der Ergebnisse der Behandlung und dem weiteren Vorgehen mit dem Patienten.
Hier, als kleine Hilfestellung, noch eine Zusammenstellung, wann, welche Leistungen abrechenbar sind:
BEVa/b, UPTd und UPTg sind nicht nebeneinander abrechenbar, da sie den gleichen Leistungsinhalt haben.
Versicherten nach § 22a SGB V
Die Notwendigkeit eine Behandlung von Parodontitis bei Versicherten nach § 22a SGB V außerhalb der systematischen Behandlung wird auf dem neuen Vordruck 5e angezeigt, eine Genehmigung ist nicht abzuwarten. Die Grundlage für die Therapieentscheidung ist auch hier die Anamnese, Befund und Diagnose nach § 3 PAR-Richtlinie (Blatt1), sofern dies aufgrund der individuellen Situation der Versicherten möglich ist. Eine Messung der Sondierungstiefen an mindestens 2 Stellen pro Zahn (mesio-/distoapproximal) ist vorgeschrieben und über die BEMA-Gebührennummer 4 abrechenbar. Die Abrechnung der systematischen Parodontose-Behandlung erfolgt über die Anti-Infektiöse-Therapie (AITa/b), sowie in Ausnahmefällen und nur bei Versicherten, die eine Narkose bekommen, kann an Zähnen bei Sondierungstiefen von ≥ 6 mm als Alternative zur AIT die CPT erfolgen. Die unterstützenden parotodotologischen Maßnahmen sollten ebenfalls 3 bis 6 Monate nach der AIT bzw. ggf. CPT erfolgen. Sie sind 1x Kalenderhalbjahr mit einem Abstand von 5 Monaten über einen Zeitraum von 2 Jahren abrechenbar. Auch hier ist die Messung der Sondierungstiefen an mindestens 2 Stellen pro Zahn (mesio- und distoapproximal) sowie die Erhebung von Sondierungsbluten (UPTd) gefordert. Ebenso umfasst die Nachbehandlung die vollständige supragingivale und gingivale Reinigung aller Zähne von anhaftenden Biofilmen und Belägen (UPTc) und ebenfalls bei Sondierungstiefen von 4mm und Sondierungsbluten, sowie an allen Stellen mit einer Sondierungstiefe von 5mm subgingivale Instrumentierung an den betroffenen Zähnen (UPT e/f).
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Erst kürzlich haben wir einer sehr lieben Zahnarztpraxis mittels der DENS Abrechnungsfeuerwehr sehr helfen können. Die sehr geschätzte und langjährig in der Praxis tätige zahnmedizinische Verwaltungsangestellte (ZMV) musste für 4 Wochen auf Kur und natürlich wollte die Chefin für diesen Zeitraum keine neue Mitarbeiterin für die Abrechnung einstellen. Gleichzeitig hat die ZMV schon mit Schrecken daran gedacht, wie viel Arbeit Sie erwarten wird, wenn Sie wieder zurück in die Praxis kommt. Die Lösung für dieses Problem ist die temporäre Unterstützung durch eine externe Abrechnungskraft, das ist natürlich jedem sofort klar. Doch so einfach wie sich das anhört ist es dann leider doch nicht, denn die meisten externen Abrechnungsgesellschaften und selbstständigen Abrechnungsfachleute sind gut gebucht und haben nicht sofort Zeit. Aus dieser Idee heraus ist die Abrechnungsfeuerwehr entstanden. Sie übernimmt die zahnärztliche Abrechnung via Remote für den notwendigen Zeitraum bis entweder die gewünschte externe Firma Zeit für die Praxis hat oder die Mitarbeiterin wieder zurückkommt. Für die Nutzung der Abrechnungsfeuerwehr müssen Sie keine Verträge unterzeichnen und auch keine langen Verpflichtungen eingehen. Sie kaufen lediglich das gewünschte Zeitkontingent ein. Um vom DENS Vorteilspreis profitieren zu können, bestellen Sie einfach einmalig mindestens 10 Stunden als Guthaben bei DENS.
In DENSoffice, der beliebten Praxissoftware für Zahnärzte, ist die Funktion „Impfungzertifikaterstellung“ nicht enthalten und da Impfungen nicht über die KZV abgerechnet wird, wird diese Funktion auch nicht im Zusammenhang mit einem Update eingepflegt werden. Da wir Sie aber selbstverständlich auch in diesem Punkt gerne unterstützen möchten, können wir Ihnen mit einem wertvollen Tipp bzw. Kontakt weiterhelfen. Unser Partner für Impfzertifikate in der Zahnarztpraxis ist der sehr sympathische Johannes Teltscher von der maxbenedikt GmbH. Alle notwendigen Information können Sie von ihm bzw. seiner Firma bekommen. Sie erreichen ihn per Email oder telefonisch unter 059412059211. Bitte teilen Sie ihm bei Kontaktaufnahme mit, dass die Empfehlung von DENS kommt. Vielen Dank.
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Doreen Unglaube – Service für Zahnärzte
Buckower Ring 5 – 12683 – Berlin
Tel.: 0178- 688 8787
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„Wieder alles richtig gerechnet?“ – So begrüße ich per Webbanner die Anwender unseres Online-Zahnersatzrechners. Dieser Dienst steht seit Anfang 2005 – also jetzt mehr als 14 Jahre – im Internet kostenlos zur Verfügung und hat in diesem Jahr durchschnittlich mehr als 1.000 verschiedene ZE-Planungen pro Tag berechnet. Diese Zahl von Anfragen zeigt, dass es mit der Qualität der in den Praxen eingesetzten Planungsprogramme nicht weither ist. Hierzu ein Beispiel aus einer meiner letzten Praxisberatungen. Geplant wurde eine kombiniert festsitzend-herausnehmbare Versorgung im Oberkiefer, wie in der grafik dargestellt.
„Was ist denn daran falsch?“, wird sich so mancher fragen. Nun – falsch ist zunächst die vom Praxisprogramm vorgegebene Regelversorgung, die einen Festzuschuss 2.3 für die Brücke von Zahn 12 auf Zahn 23 postuliert. Der Festzuschuss 2.3 für eine Brücke mit drei fehlenden Zähnen ist bei diesem Befund nicht möglich – ich zitiere aus den Bestimmungen:
In der Rubrik „III Kostenplanung“ des Heil- und Kostenplans war dann als einzige Position 8x BEMA-Nr. 19 eingetragen, was bedeutet, dass der gesamte Fall als gleichartige Versorgung beantragt wurde. Auch dies ist falsch, denn ein Modellguss wird nicht automatisch gleichartig, wenn vollverblendete Kronen in demselben Kiefer beantragt werden. Es handelt sich hier vielmehr um einen sogenannten Mischfall, bei dem sowohl BEMA-Leistungen wie der Modellguss, als auch gleichartige vollverblendete Kronen sowie andersartige Brückenversorgungen zusammen im selben Kiefer auftreten.
Im Festzuschusskompendium der KZBV „Schwere Kost für leichtes Arbeiten“ findet man im Abschnitt „5.4 Mischfälle“ die folgende Aussage:
Solche Mischfälle konnten von dem in der Praxis eingesetzten Verwaltungsprogramm nicht dargestellt werden – pro Kiefer musste man sich also entweder für eine regel-, gleich- oder andersartige Versorgung entscheiden – mit den entsprechend falschen Ergebnissen. Natürlich hat die Krankenkasse den völlig falschen Plan so genehmigt und abgerechnet, wobei wir bei meinem zweiten Lieblingsthema wären – dem Regress: Sollte die Krankenkasse später einmal feststellen, dass sie Zahlungen ohne Rechtsgrundlage geleistet hat, wird sie die zu viel gezahlten Beträge vom Zahnarzt zurückfordern. So ein Einladungsschreiben klingt erst einmal harmlos:
Was dann folgt, ist weniger harmlos – wenn das Praxiskonto plötzlich mit fünfstelligen Kürzungsbeträgen abgeräumt wird … „Der Herr hats gegeben, der Herr hats genommen.“ Wer sich mit dieser Reaktion auf eine solche Hiobsbotschaft nicht abfinden möchte, ist herzlich in einem meiner Seminare willkommen. Details zu Terminen und Inhalten meiner Seminare finden Sie unter www. synadoc.ch.
Bei der Abrechnungen in der Zahnarztpraxis werden immer wieder privat abzurechnende Leistungen fehlerhaft oder gar nicht abgerechnet. Viele Praxen schöpfen das Abrechnungspotential für erbrachte Privatleistungen nicht aus. Hierbei geht der Praxis wertvolle Liquidität und somit Gewinn verloren. Unser Partner und Referent Frederic Feldmann von der Firma 4denta stellt Ihnen im Folgenden die zehn häufigsten Fehlerquellen vor, welche zur Nichtabrechnung von erbrachten zahnärztlichen Leistungen führen:
Die Abrechnung beginnt bereits mit der Dokumentation der Behandlung. Wenn die Kommunikation zwischen Behandler und der Assistenz mangelhaft ist, und die Niederschrift der Behandlung nicht ordnungsgemäß erfolgt, entstehen hier schon erste Probleme.
Oft sind Aufzeichnungen der Behandlung und deren Schritte von der Abrechnungskraft nicht nachzuvollziehen, da diese nicht mit einbezogen war. Insofern ist durch die unzureichende Dokumentation nur eine unvollständige Abrechnung erstellbar.
Die zahnärztliche Ausbildung behandelt nur unzureichend das Thema der Abrechnung. Es ist die Verantwortung des Zahnarztes selber, sich und seine Mitarbeiter entsprechend der komplizierten Abrechnungsvorschriften aus- und fortzubilden. Der Zahnarzt selbst sollte die Abrechnung nach Richtigkeit und Vollständigkeit überprüfen können, was oft nicht der Fall ist. Gerade der Unternehmer Zahnarzt sollte zum Thema Abrechnung ausreichend informiert sein, damit sein Einkommen nicht von seinen Mitarbeitern entschieden wird.
Durch den Gesetzgeber ist kein Muster vorgesehen, was eine vollständige Dokumentation einer jeden Behandlung gewährleistet. Dadurch kann es passieren, dass die Assistenz den Behandlungsablauf unvollständig beschreibt und somit Lücken in der Dokumentation entstehen. Praxisinterne Regeln zur Dokumentation sollten erstellt und auch umgesetzt werden, um zu versichern, dass alle Mitarbeiter die gleiche, eindeutige „Dokumentationssprache“ verwenden.
Alle Aufzeichnungen sollten von dem Behandler aufgrund der o. g. Punkte zeitnah auf Vollständigkeit und Plausibilität geprüft werden. Hierdurch ist es möglich, fehlende, unvollständige oder inkorrekte Aufzeichnungen der Behandlung nachzutragen oder zu korrigieren. Dies hat auch eine rechtliche Grundlage, denn was nicht dokumentiert ist, darf auch nicht abgerechnet werden!
Selbst gut ausgebildete und kompetente Abrechnungskräfte können durch Mehrfachbelastung und das Jonglieren von Terminvergabe, Telefon, Patientenkontakt und auch noch die Abrechnung, Fehler begehen. Diese Fehler gilt es zu vermeiden, indem Sie der Abrechnungskraft eine Rückzugsmöglichkeit zur störungsfreien Abrechnungserstellung bieten.
Abrechnungskräfte kennen oft nicht den praxisinternen Stundenhonorarumsatz, obgleich der Stundensatz eine der wichtigsten Größen für die Behandlungs- und Honorarkalkulation ist.
Als Praxisinhaber muss man damit rechnen, dass die Abrechnungskraft wegen Krankheit, Elternzeit oder Kündigung nicht zur Verfügung steht. Möglicherweise bleibt die Abrechnung liegen und Sie verlieren Zeit und Liquidität. Verspätete Honorarforderungen schädigen den Ruf der Praxis, was vermieden werden kann, wenn gleich mehrere Kräfte konsequent in allen Dingen Abrechnung aus- und weitergebildet werden. So haben Sie gleich mehrere Abrechnungsexperten zur Verfügung.
Eine ausreichende Dokumentation ist für den Fall des Vorwurfs eines Behandlungsfehlers oder der Verletzung der Aufklärungspflicht unumgänglich. Auch die Vergütung der zahnmedizinischen Leistungen kann unter unzureichender Dokumentation leiden und zu Honorarrückforderungen führen.
Die Mindestaufbewahrungsfrist der Behandlungsdokumentation beträgt gem. §630f Abs. 3 BGB 10 Jahre. Hier ist jedoch höchste Vorsicht geboten, denn Haftung eines Zahnarztes für seine Tätigkeit beträgt 30 Jahre. Wenn Sie also die Behandlungsdokumentation nach 10 Jahren vernichten, könnte es ein, dass Sie in Beweisnot geraten, sollte es im Nachhinein zu gerichtlichen Prozessen kommen. Dies können Sie umgehen, indem Sie freiwillig die Firsten für alle Dokumentation verlängern und diese entweder in der Praxis oder gewerblich über einen entsprechenden Anbieter aufbewahren.
Für weitere Details zu diesem wichtigen Thema empfehlen wir Ihnen den neusten Artikel von Frederic Feldmann in der AAZ, welches generell ein sehr gutes Informationsmedium für die Zahnarztpraxis darstellt. Hier der Link zum IWW, dem von uns empfohlenen Verlagshaus.